La possibilitat de treballar en remot és una realitat a la qual s'estan adaptant cada vegada més empreses. Ja no existeixen barreres per a realitzar reunions o conferències. Disposem d'una gran quantitat de recursos tecnològics per a seguir connectats a pesar que estiguem en diferents llocs, però… sabem com utilitzar-los correctament? Estigues atent, perquè t'expliquem les claus per a realitzar videoconferències.
Tot i que les eines per a fer videotrucades s'han convertit en un bon aliat per a les empreses i ens poden aportar molts beneficis i comoditats, no tothom esta familiaritzat amb els secrets d'aquesta tecnologia, per la qual cosa a vegades ens trobem amb alguns desafiaments que superar.
AVANÇA'T ALS IMPREVISTOS
És convenient que abans de començar una reunió, testis la plataforma i com accedir a tots els recursos que planegis utilitzar durant la trucada. No deixis res a la sort, prepara't i avança't als imprevistos. Comprovar prèviament el funcionament de la plataforma i del teu equip t'assegurarà també que la videotrucada comenci i acabi a les hores establertes.
PROBA LA POSICIÓ DE LA CÀMERA
Abans de la reunió, encén la teva càmera i busca un bon angle. Intenta aparèixer sempre el més centrat possible dins del pla, de manera que aconsegueixis una aparença natural i relaxada. És important també que comptis amb una bona il·luminació, intenta evitar els llocs molt foscos o estar a contraclaror.
EVITA DISTRACCIONS
El fet de fer la videotrucada en un entorn en el qual convius i et sents còmode, fa que les distraccions puguin augmentar. Per això, has de triar acuradament on faràs la videotrucada amb la condició d'evitar distraccions, tant per a tu com per a la resta dels participants. També és realment aconsellable avisar prèviament a les persones amb les quals convius que necessitaràs aquest moment de privacitat.
CUIDA LA LOCALITZACIÓ
El teu missatge és important, però allò que t'envolta també diu molt. Cuida la localització en la qual vagis a presentar-te. Els altres participants no et veuran només a tu, sinó també veuran el teu entorn. Per això has de vigilar qualsevol element “inapropiat” que pugui aparèixer en el pla, o un aspecte desordenat del teu espai, ja que els teus interlocutors relacionaran la impressió que s'emportin d'aquest espai amb tu, i el teu missatge podria perdre força. Una recomanació és que intentis buscar un espai on el fons sigui blanc o no apareguin molts elements decoratius.
SOROLL DE FONS
Has de tenir en compte a si no et mutejes, els altres membres de la videotrucada podran escoltar tot el que succeeix al teu voltant. Molts dels sons que els teus interlocutors escolten en primer pla per la potència del micro, el teu ni tan sols els perceps al mateix nivell de potència. Això pot arribar a ser molt molest per als altres si es tracta, per exemple, de tritllejar en la taula, escriure en el teclat, la paperassa o el so del mòbil, encara que també altres sorolls et poden fer passar una situació incòmoda. Així que has de tenir en compte que qualsevol soroll es pot arribar a sentir.
CUIDA LA IL·LUMINACIÓ
La il·luminació també és un aspecte que has de tenir en compte. Per això, és convenient que facis proves de llum i experimentis abans de començar la videotrucada. Evita col·locar-te a contraclaror o amb finestres a la teva esquena si no vols que els teus interlocutors vegin només una misteriosa silueta. També tingues en compte que normalment la qualitat de les càmeres no és molt bona, per la qual cosa un excés de llum et farà lluir massa blanc i fins i tot es podria veure la imatge “cremada”.
CUIDA LA TEVA APARENÇA
Hi ha estampats que, en general, no transmeten bé en les càmeres. Tracta d'evitar les camises de ratlles molt juntes i les joies molt brillants. L'ideal és que usis colors bàsics sobre un fons neutre per a no desviar l'atenció a altres elements. Quant a l'estil de roba, has de valorar si la videollamada és formal o informal per a triar una roba d'acord amb la situació.
DESCANSA ENTRE TRUCADES
Pren-te en un respir entre videotrucades, pots acabar mentalment esgotat si et forces a concatenar moltes trucades consecutives i no estaràs al 100%. Programa les teves reunions amb suficient espai entre ells per a poder recuperar-te i prendre't uns minutitos per a tu. Tampoc és bo que excedeixis el temps acordat d'una reunió, perquè en aquest cas, tant tu com els interlocutors acabareu entrant en estat d'impaciència.
RECURSOS EXTRA
Hem fet un llistat amb els principals aspectes que hauries de tindre en compte a l'hora de fer una videotrucada. Però si encara vols profunditzar una mica més en el tema, et deixem aquí una llista més extensa de consells i idees per a videotrucades.
En BETWEEN continuem treballant per a oferir el millor servei als nostres clients. És per això que hem recollit les millors claus per a realitzar reunions per videoconferència. Aquí et compartim la nostra infografia.
Ara és hora de que ho posis en pràctica!
