La posibilidad de trabajar en remoto está siendo una realidad a la que se están adaptando cada vez más empresas. Ya no existen barreras para realizar reuniones o conferencias. Disponemos de una gran cantidad de recursos tecnológicos para seguir conectados a pesar de que estemos en diferentes lugares, pero… ¿sabemos cómo utilizarlos correctamente? Presta atención, porque te explicamos las claves para realizar videoconferencias.A pesar de que las herramientas para hacer videollamadas se han convertido en un buen aliado para las empresas y nos pueden aportar muchos beneficios y comodidades, no todos están familiarizados con los entresijos de esta tecnología, por lo que a veces nos encontramos con algunos desafíos que superar.
ADELÁNTATE A LOS IMPREVISTOS
Es conveniente que antes de empezar una reunión, testees la plataforma y cómo acceder a todos los recursos que planees utilizar a lo largo de la videollamada. No dejes nada a la suerte, prepárate y adelántate a los imprevistos. Comprobar previamente el funcionamiento de la plataforma y de tu equipo te asegurará también que la videollamada empiece y acabe a las horas establecidas.
TESTEA LA POSICIÓN DE LA CÁMARA
Antes de la reunión, enciende tu cámara y busca un buen ángulo. Intenta aparecer siempre lo más centrado posible dentro del plano, de forma que consigas una apariencia natural y relajada. Es importante también que cuentes con una buena iluminación, intenta evitar los sitios muy oscuros o estar a contraluz.
EVITA DISTRACCIONES
El hecho de hacer la videollamada en un entorno en el que convives y te sientes cómodo, hace que las distracciones puedan aumentar. Por eso, debes elegir cuidadosamente dónde harás la videollamada con tal de evitar distracciones, tanto para ti como para el resto de los participantes. También es realmente aconsejable avisar previamente a las personas con las que convives que necesitarás ese momento de privacidad.
CUIDA LA LOCALIZACIÓN
Tu mensaje es importante, pero aquello que te rodea también dice mucho. Cuida la localización en la que vayas a presentarte. Los demás participantes no te verán solo a ti, sino también verán tu entorno. Por eso debes vigilar cualquier elemento “inapropiado” que pueda aparecer en el plano, o un aspecto desordenado de tu espacio, ya que tus interlocutores relacionarán la impresión que se lleven de ese espacio contigo, y tu mensaje podría perder fuerza. Una recomendación es que intentes buscar un espacio donde el fondo sea blanco o no aparezcan muchos elementos decorativos.
RUIDO DE FONDO
Debes tener en cuenta que si no te muteas, los otros miembros de la videollamada podrán escuchar todo lo que sucede a tu alrededor. Muchos de los sonidos que tus interlocutores escuchan en primer plano por la potencia del micro, tu ni siquiera los percibes al mismo nivel de potencia. Esto puede llegar a ser muy molesto para los demás si se trata, por ejemplo, de repiquetear en la mesa, escribir en el teclado, el papeleo o el sonido del móvil, aunque también otros ruidos te pueden hacer pasar una situación incómoda. Así que debes tener en cuenta que cualquier ruido se puede llegar a oír.
CUIDA LA ILUMINACIÓN
La iluminación también es un aspecto que debes tener en cuenta. Por eso, es conveniente que hagas pruebas de luz y experimentes antes de empezar la videollamada. Evita colocarte a contraluz o con ventanas a tus espaldas si no quieres que tus interlocutores vean solamente una misteriosa silueta. También ten en cuenta que normalmente la calidad de las cámaras no es muy buena, por lo que un exceso de luz te hará lucir demasiado blanco e incluso se podría ver la imagen “quemada”.
CUIDA TU APARIENCIA
Hay estampados que, por lo general, no transmiten bien en las cámaras. Trata de evitar las camisas de rayas muy juntas y las joyas muy brillantes. Lo ideal es que uses colores básicos sobre un fondo neutro para no desviar la atención a otros elementos. En cuanto al estilo de ropa, debes valorar si la videollamada es formal o informal para elegir una ropa acorde con la situación.
DESCANSA ENTRE LLAMADAS
Tómate en un respiro entre videollamadas, puedes acabar mentalmente agotado si te fuerzas a concatenar muchas llamadas consecutivas y no estarás al 100%. Programa tus reuniones con suficiente espacio entre ellos para poder recuperarte y tomarte unos minutitos para ti. Tampoco es bueno que excedas el tiempo acordado de una reunión, porque de ser así, tanto tú como los interlocutores acabaréis entrando en estado de impaciencia.
RECURSOS EXTRA
Hemos hecho un listado con los principales aspectos que deberías tener en cuenta a la hora de afrontar una videollamada. Pero si aún quieres profundizar un poco más en el tema, te dejamos aquí una lista más extensa de consejos e ideas para vídeollamadas.
En BETWEEN seguimos trabajando para ofrecer el mejor servicio a nuestros clientes. Es por eso que hemos recogido las mejores claves para realizar reuniones por videoconferencia. Aquí te compartimos nuestra infografía.
¡Ahora es hora de que lo pongas en práctica!
