[INFOGRAFÍA] Reuniones de trabajo eficaces, ¿cómo conseguirlo?

Algunos estudios afirman que pasamos un 60% de nuestra jornada laboral reunidos. Esta cifra supone una gran inversión de tiempo. Evidentemente no todo el mundo dedica el mismo tiempo a las reuniones, dependerá de la empresa, el sector y, sobre todo, del puesto que ocupe dicha persona en la organización.

Si tenemos en cuenta que de media pasamos 9 horas y 19 minutos en la oficina cada día (desde el inicio de la jornada hasta el fin, incluyendo desayuno, almuerzos, pausas…) dedicaríamos algo más de 5 horas a estar reunidos o colaborando con otros. Con estas cifras en la mano, ¿no crees que es vital llevar a cabo reuniones eficaces? Quizá con ello se reduciría el número de horas que se invierten en meetings, o, por lo menos, a cada reunión le sacaríamos el máximo jugo posible.

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¿No te ha pasado que has asistido a una reunión y has acabado con la sensación de haber perdido el tiempo? Bien sea porque no era necesario invertir tanto tiempo para el asunto que había que dilucidar, o porque no eras el interlocutor adecuado y nos has podido aportar demasiado, o porque el tema en sí no requería de una reunión, entre otros muchos motivos. Del número de reuniones que tenemos, según los datos recogidos por WorkMeter en su estudio anual sobre gestión del tiempo:

• El 61% corresponden a reuniones programadas.
• El 39% restante a reuniones imprevistas o improvisadas.

Además, ¿cuánto crees que duran de media las reuniones en España? Las primeras, las reuniones programadas, tienen una duración de 23 minutos mientras que las que son improvisadas son más cortas, 18 minutos. Dejando de lado la duración de éstas, y la cantidad de reuniones que podamos llegar a tener a lo largo del día, realmente, ¿son productivas? Un estudio de la agencia Robert Half International, recogido por “El arte de la Comunicación”, refleja que el 28% de las reuniones son innecesarias e improductivas, además de no estar suficientemente preparadas. Y, ¿sabes por qué? Hay diversos factores, pero entre ellos encontramos, según comenta un estudio de Atlassian al respecto, que el 91% de los asistentes se distraen durante la reunión, el 45% se siente agobiado por el número de reuniones que debe atender o el 73% hace otras cosas mientras esta reunida/o. ¿Te suena?

De la misma manera que sucede con el correo electrónico, las reuniones se han convertido en otro de los grandes “ladrones de tiempo en la oficina”, y que mayor cantidad de horas nos quitan al final de la jornada.

Pero las reuniones, en muchos casos, son imprescindibles y necesarias para aclarar, especificar o analizar determinados objetivos o proyectos. No se trata de eliminar ahora todos los meetings de nuestro Outlook, sino de encontrar la forma de hacer que sean eficaces. Y para ello, hemos preparado esta infografía con 10 pasos para conseguir que tus reuniones sean, de una vez por todas, eficaces.